2014年12月12日上午，中山大学新华学院在广州校区401会议室召开如何做好系行政秘书交流会。中山大学新华学院副院长许淑锐、学院办公室主任丁艮平及各系各职能部门秘书与会。会议由丁艮平主任主持。
许淑锐副院长开门见山，就如何把握行政秘书的定位、如何认识行政秘书的重要性、如何把握行政秘书的从业要求、如何理解系行政秘书的工作内容、如何适应行政秘书工作方式的转变五大问题进行了解析。
在如何把握系行政秘书的定位上，许副院长阐明了系秘书的作用、工作内容和工作范围。作为一名系行政秘书，要围绕着各系的工作任务、性质、特点进行工作开展，把握系的领导体制、环境特点、成员个性、领导要求，明确岗位职责要求，服务教学主业，协助好系主任的工作。此外，强调，系行政秘书不是教务秘书、机要秘书、也不是领导个人秘书，要明确系行政秘书的工作行政属性，做好办公事务管理、文书档案工作、信息管理、接待会务、公共活动安排等工作。
在如何认识行政秘书的重要性上，许副院长强调，秘书的品德和能力是重中之重，“自己不要轻视秘书岗位”。
在如何把握行政秘书的从业要求上，许副院长认为要具备秘书的基本知识、专业技能、综合素质等总体要求，要对上级忠诚、对工作负责、作风正派、做事谨慎、与人合群、思维有激情、工作有热情、享受工作、享受生活、自我放松、把工作做到极致。
在如何理解系行政秘书的工作内容上，许副院长以自身经历，用自身过去工作的体会与在场的秘书作交流。他表示，秘书是必要时的参谋和提醒者，要当好助手，要做好上下、内外的协调，要发挥信息枢纽作用，做好必要信息和事务的过滤，做好文书的拟写和处理，处理好公共关系。特别是在与系领导的关系上要做到六种关系：人格上的平等关系、工作目标上的同事关系、工作职能中的上下级关系、工作过程中的主从关系、沟通中的双向交流关系、工作中绩效一体关系。
在如何适应行政秘书工作方式的转变上，许副院长表示，行政秘书工作方式的转变，在工作理念上要做到“四多”——“多学、多想、多面、多干”。从技能性工作向智能性工作的转变要“多学”；从常规内向型思维向开放外向型思维的转变要“多想”；从事务性服务向信息化服务的转变要“多面”；从被动辅助意识向主动配合意识的转变要“多干”。
本次交流会，使各行政秘书充分认识到秘书工作的重要性和特殊性，切实增强责任感和使命感，认真做好本职工作，加强了各行政部门彼此之间的交流与沟通，为下一阶段更好地做好秘书工作明确了目标。（赖玉娜 罗秀玲）
